Vooral social media en internet adepten zien grote voordelen bij het nieuwe werken. Deze mensen zien het veelal als mogelijkheid om zelf je tijd in te delen en te werken waar je wilt. Voor mensen met minder behoefte aan die vrijheid is het op waarde schatten van het nieuwe werken lastiger.
De winst van het Nieuwe werken ligt op verschillende vlakken. Op de vrijheden voor de werknemer wordt al vaker ingegaan en er zijn legio artikelen over verschenen. In dit artikel focus ik op een ander winstpunt van het nieuwe werken voor een organisatie. Waarbij ik niet ontken dat medewerkers die meer tevreden zijn met het nieuwe werken productiever zijn voor een organisatie. Tevreden medewerkers helpen je bedrijfsvoering onder andere doordat ze meer gedreven zijn, maar er zijn meer winstpunten bij het nieuwe werken.
Het nieuwe werken is samenwerken
Kennis en kunde over een onderwerp eindigen niet bij de organisatiegrens. Net als met individuen in een groep geldt hetzelfde voor organisaties, een groep organisaties weet meer dan de slimste organisatie uit die groep; de wisdom of the crowd. Meerdere organisaties (of individuen uit verschillende organisaties) weten meer dan één. Door samen te werken met andere individuen of organisaties kun je gebruik maken van de missende kennis binnen je eigen organisatie.
Samenwerken is voor mij een belangrijk onderdeel van ‘het nieuwe werken. Hiermee doel ik op samenwerken binnen en buiten je organisatiegrenzen. ‘Het nieuwe werken’ betekent dus niet dat alleen medewerkers flexibel moeten kunnen werken. Ook voor klanten, opdrachtgevers en andere partners moeten de barrières om samen te werken met medewerkers verkleind worden. Organisaties die hierop focussen beperken zich niet tot de kennis van de eigen medewerker. Samenwerken met collega’s van je eigen afdeling, die van een andere vestiging, de buren in een pand aan de overkant van de straat of met een partij aan de andere kant van de wereld: het maakt niet meer uit!
Een poreuze organisatie
Om te kunnen samenwerken met externen is het van belang dat een organisatie meer poreus wordt. Zoals gezegd stoppen kennis en kunde niet bij de organisatiegrens. Je wilt daarom meer poreus worden om gebruik te maken van die kennis en kunde. Samenwerking tussen collega’s onderling moet eenvoudig plaats kunnen vinden maar nog meer potentie is te halen uit samenwerking met externen (buiten de organisatiegrens). Natuurlijk heeft dit impact op zaken als de organisatie, mens en beveiliging van informatie binnen de organisatie. ICT is een belangrijk onderdeel bij het faciliteren van samenwerking, het moet het zo eenvoudig mogelijk maken.
Ook op ICT vlak moet een organisatie meer poreus worden. Poreus betekent in dit geval niet je de ICT beveiliging op moet opheffen, maar dat je anders moet denken over je organisatie, de grenzen ervan en hoe die grenzen op gebied van ICT te beveiliging zijn. Het poreus zijn gaat daarnaast verder dan beveiliging alleen. Het belangrijkste is dat je als organisatie moet onderkennen dat er buiten je organisatiegrenzen meer kennis is over een onderwerp dan binnen je organisatiegrenzen en dat daar een enorm potentieel in ligt.
Een poreuze ICT beveiliging
Het nieuwe werken kun je op verschillende manier faciliteren. Veel organisaties vinden het een veilig idee om de scope van hun ICT infrastructuur en de beveiliging ervan te vergroten. Oftewel, de beveiliging die om een organisatie heen ligt uitbreiden en een groter bereik geven. De volgende beschrijving geeft een goed voorbeeld van wat dit betekent in het geval dat medewerkers vanuit huis kunnen werken. Om vanuit huis moeten medewerkers een beveiligde verbinding met de organisatie maken (met bijvoorbeeld een VPN connectie). Via de VPN kunnen medewerkers inloggen op een virtuele omgeving en daar hebben ze toegang tot hun kantoor automatisering. Alle systemen die medewerkers nodig hebben om hun werk te doen, zijn daarmee beschikbaar. Afhankelijk van je definitie van Het nieuwe werken ben je als organisatie behoorlijk goed bezig. Je medewerkers kunnen immers altijd en overal werken.
Dit is een voorbeeld van de traditioneel focus van beveiliging waarbij de beveiliging aan de buitenkant van de infrastructuur aangebracht. Concreet betekent dit dat er firewalls en proxies geplaatst worden. Bij Het nieuwe werken is het niet zaak om zoals in bovenstaand voorbeeld (VPN voor thuiswerken en inloggen op een terminal) je beveiliging naar buiten te verleggen en meer te controleren. Hiermee biedt je medewerkers op kantoor een uitstekende werkplek. Het flexibel werken voor medewerkers wordt echter al lastiger. Voor externen is het nog veel lastiger of vaak zelfs onmogelijk om betrokken te zijn bij werkzaamheden.
Organisaties moeten dus meer poreus worden. Zowel qua organisatie als qua ICT infrastructuur. Bij het goed inzetten van je infrastructuur creëer je kansen om samen te werken, niet alleen tussen collega’s onderling, maar ook met andere organisaties. Het nieuwe werken vraagt daarbij om een andere manier van denken over je beveiliging. Hieronder staan het traditionele model (links) naast een meer werkbaar model. Het linker model toont duidelijk een harde beveiligingslijn om de organisatie en haar systemen heen. Om medewerkers en externen gemakkelijker te laten samenwerken zou de organisatie er goed aan doen om meer in het rechter model te denken. De organisatie is hiermee meer poreus en biedt daarmee een gemakkelijke basis voor samenwerking met externen. Beveiliging van systemen vindt plaats op systeemniveau. Door laagdrempelige werkruimtes aan te bieden wordt samenwerking tussen medewerkers onderling en tussen medewerkers en externen laagdrempelig ondersteund.
De kracht van samenwerken
Samenwerken op internet is een enorm succesvol fenomeen. Platformen als Vernieuwing in Werk, Ambtenaar 2.0, Tweakers, Twitter, Wikipedia en vele, vele andere tonen aan dat samenwerken op internet loont. Simpel gezegd: samenwerken werkt! Een zelfde potentie heeft samenwerken binnen organisaties, tussen organisaties en tussen individuen van organisaties. Het soepel kunnen samenwerken is hier een voorwaarde. We zijn op een punt aangekomen waarbij organisaties en mensen als beperkende factor gelden. Technologie is nog amper een beperkende factor, maar het moet wel goed ingezet worden. Medewerkers en externen moeten ondersteund worden in hun werkzaamheden. Systemen moeten zich aanpassen aan de gebruikers in plaats van gebruikers die zich aanpassen aan systemen. Om deze reden moeten organisaties en systemen meer poreus worden.
Discussie
Naast algemene feedback, ben ik benieuwd naar jouw visie op een aanal punten.
- Wat vind jij van mijn visie op samenwerken als onderdeel van Het nieuwe werken?
- Wat vind je van het idee van meer poreuze organisaties?
- Hoe zie jij de technische realisatie van een meer poreuze ICT organisatie?
- Hoe werk jij poreus samen buiten de grenzen van de organisatie?
Secured by
Goed geschreven en doordacht artikel! Op de website http://www.samenwerkentussenorganisaties.nl wordt al een aantal jaren gepubliceerd over samenwerken tussen en binnen organisaties. Het Nieuwe Werken maakt het leven zeker een stuk makkelijker. Op de weblog heb ik een verwijzing naar je artikel aangemaakt.
Ik werk zelf in een ww it bedrijf, met legio mogelijkheden voor samenwerking en samen werking, ook voor ´gasten´ vanuit anderen bedrijven. Het kan wel en verhoogd productiviteit en plezier in werk.
Ik vermoed dat een van de bepalende succesfactoren te maken heeft met vertrouwen. En dan heb ik het over het vertrouwen dat management kan, mag, durft te hebben in hoe hun werknemers omgaan met de voordelen van poreusheid. Zonder dat vertrouwen zal beheersing, controle en inperking van risico´s altijd leiden tot een zo hard mogelijke boundary of demarcation met de buitenwereld. Samen werken is dan alleen nog een marketingterm. Een organisatie is nooit poreuzer dan het high-level management syteem toelaat. Vermoedelijk speelt Sox ook nog wel een rol daarin, maar of dat echt zo is of meer een excuus is voor herlevend mensbeeld X binnen hoger management in deze financieel uitdagende tijden?
Robin, ik ben het helemaal met je eens. Organisaties kunnen niet meer toe met alleen hun eigen competenties en zouden ook niet meer moeten willen en mogen denken in eigen, met prikkeldraad omgeven, terreinen. Ik heb bij een grote systeem integrator gewerkt. Vanaf thuis werken ging inderdaad met een VPN, maar als ik die aanhad op mijn pc, kantoortijd of niet, werd de site van de Efteling afgeschermd. Aan de andere kant moesten we speciale voorzieningen aanvragen voor onze ontwikkelaars die in een Open Source omgeving niet zomaar toegang tot die open source konden krijgen. Ik weet dat het in de niet-IT wereld vaak nog erger is, terwijl, zoals jij ook stelt, dit allemaal niet nodig is. Openheid, poreusheid en veiligheid kunnen heel goed samen. ECHTER, er is volgens mij een hele grote beperkende factor: de stelling is van de nieuwe tijd en de mensen die het nog steeds voor het zeggen hebben (management?) zijn dat vaak niet. Pas als deze groep wordt “vervangen” door de nieuwe tijd generatie, kunnen er echte stappen gemaakt worden in het gummen van stukjes uit de lijnen.
Bedankt voor de reacties.
Eric: Het model is inderdaad een versimpelde weergave. Daarnaast zijn natuurlijk nuances aan te brengen, maar het raamwerk is zeker van toepassing.
Interessant kader met een goede weergave van gesloten naar meer open systeemintegratie. Bedenk net dat er nog een extra gelaagdheid in het model geplaatst kan worden. Model is natuurlijk altijd een versimpelde weergave van de werkelijkheid, waarbij in deze de entiteiten als volledig dicht dan wel open afgebeeld worden. Een tweede laag kan aangeven dat voor onderdelen als ERM-systemen (SAP, Dynamix, etc) de portals een hogere beveiliging kennen dan KA-onderdelen als (web-)mail, office, ed. waarvan de meeste toepassing ook al in ‘the cloud’ beschikbaar zijn. De ene persoon/afdeling/proces zal in een andere verhouding hiervan gebruik maken dan de andere.
Nogmaals bedankt voor de heldere uiteenzetting.
Leuk artikel! Het is inderdaad erg interessant om de manier van samenwerken onder de loep te nemen. Het is bijvoorbeeld goed om als organisatie een visie te creëren om “samenwerken” en “samen werken”. Ook is het voor een organisatie belangrijk te bepalen hoe om te gaan met medewerkers(binnen organisatie) en met klanten, partners, prospects. Veel organisaties hebben naar mijn mening nog een te veel traditionele houden en missen daardoor kansen. Juist vernieuwende organisaties die wel durven samen te werken over grenzen heen hebben extra kans om succesvol te zijn!
Ik weet uit ervaring dat de traditionele ICT organisaties op hun achterpoten gaan staan. De nieuwe generatie tools ‘in the cloud’ nemen immers een (belangrijk) deel van hun ‘macht’ af.
Leuk artikeltje in ZDNET.com –http://blogs.zdnet.com/Hinchcliffe/?p=488– hieromtrent.
“More self-service IT from the business-side” zorgt gegarandeerd voor de nodige discussies in bedrijven.