Kunnen we met vergaderingen plannen beginnen?

Enkele weken terug schreef ik een artikel ‘Kunnen we met documenten beginnen‘ dat al aangaf dat de huidige generatie tools waarover de digitale nomaad beschikt niet gemaakt zijn om samen te werken.

Vandaag wil ik graag een tweede (persoonlijke) ergenis in beeld brengen: hoe kan ik met een groep mensen extern aan de eigen organisatie het heen-en-weer e-mailen van  datums en tijdstippen voor het plannen van een vergadering efficiënter laten verlopen?
Binnen de eigen organisatie lukt dit meestal nog zonder al teveel problemen omdat de agenda’s electronisch raadpleegbaar zijn. Met externen is onderstaand scenario eerder schering en inslag.Stel, je werkt binnen een werkgroep van een klant en je belt of mailt je klant. Die sluit (typisch) het gesprek af met “…zend me enkele datums waarop we elkaar kunnen zien en ik probeer dit intern verder uit te zoeken…”. Geef toe, dit klinkt je wellicht bekend in de oren.

En dan begint de processie van Echternach… 3 stappen vooruit, twee achteruit.
Je verzendt een email met een aantal tijdstippen die prompt leiden tot een antwoord “Geen enkele datum past voor allen, heb je andere voorstellen?”. Nieuwe email aan iedereen verzenden…zelfde antwoord, dus opnieuw beginnen. Niet echt efficiënt te noemen.

Clay Shirky toont aan in zijn boek “Here comes everybody, the power of organizing without organizations” dat hoe meer personen toegevoegd worden aan het maken van een keuze –in casu een voor iedereen geschikte datum vinden– hoe moeilijker dit wordt.

Het kan ook anders.
Sedert kort gebruik ik Tungle voor het plannen van vergaderingen met derden.

Tungle synchroniseert je kalender en gebruikt die als vertrekpunt voor een soort multi-datum/multi-tijdstippen vergaderverzoek. Je selecteert verschillende datums en tijdstippen in je kalender en verstuurt  dit verzoek via Tungle naar een of meerdere geadresseerden binnen en buiten je organisatie.

Naarmate de geadresseerden een of meerdere mogelijke geschikte datums/tijdstippen selecteren, vernauwt Tungle de keuzes totdat een voor iedereen gepaste datum gevonden wordt. Eenmaal dit rond is, worden definitieve vergaderverzoeken uitgestuurd en is de vergadering ‘officieel’ gepland.

En het kan ook omgekeerd: laat de klant een aantal tijdstippen aan jou voorstellen via Tungle.me (demo account).

Tel uit je tijdswinst!